Polityka Prywatności SensoPortu

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z usług SensoPortu, strony internetowej oraz Systemu Luppo.

Dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanym dalej „RODO”.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

SensoPort Ewelina Aluk
ul. Bagienna 7
70-772 Szczecin
NIP: 9552584386

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

telefon: 660 259 359
e-mail: sensoport.szczecin@gmail.com

3. Jakie dane przetwarzamy?

W zależności od celu i zakresu korzystania z usług SensoPortu możemy przetwarzać następujące dane.

Dane Rodzica/Opiekuna

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • adres zamieszkania — jeżeli jest niezbędny do realizacji usługi lub wystawienia dokumentów,
  • numer PESEL — jeżeli jest niezbędny do zawarcia i realizacji umowy,
  • dane dotyczące płatności i rozliczeń.

Dane dziecka

  • imię i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • informacje niezbędne do zapisania dziecka na zajęcia, konsultację lub diagnozę,
  • informacje przekazane przez Rodzica/Opiekuna, które są niezbędne do właściwej organizacji zajęć oraz zapewnienia dziecku bezpieczeństwa.

Dane związane z diagnozą i terapią

W związku z realizacją diagnozy, konsultacji lub terapii możemy również przetwarzać informacje dotyczące zdrowia, rozwoju, funkcjonowania, potrzeb oraz trudności dziecka, a także wyniki diagnoz, obserwacji, ocen i inne informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia usługi i opracowania dokumentacji.

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów.

4. W jakich celach przetwarzamy dane?

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

  1. założenia i prowadzenia konta użytkownika w Systemie Luppo;
  2. zapisania dziecka na zajęcia, konsultację lub diagnozę;
  3. zawarcia i realizacji umowy dotyczącej uczestnictwa w zajęciach;
  4. organizacji i prowadzenia zajęć, terapii, konsultacji, diagnoz i innych usług oferowanych przez SensoPort;
  5. prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją usług;
  6. kontaktowania się z Rodzicem/Opiekunem w sprawach dotyczących organizacji zajęć, zmian w harmonogramie, nieobecności, odrabiania zajęć oraz innych istotnych spraw związanych z uczestnictwem dziecka;
  7. obsługi płatności, rozliczeń oraz wystawiania dokumentów księgowych;
  8. realizacji obowiązków księgowych i podatkowych;
  9. zapewnienia bezpieczeństwa dzieci uczestniczących w zajęciach;
  10. rozpatrywania pytań, wniosków, reklamacji i innych spraw zgłaszanych przez Rodziców/Opiekunów;
  11. dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
  12. realizacji obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa;
  13. przekazywania Rodzicom/Opiekunom informacji i dokumentów związanych z realizacją usług;
  14. publikacji wizerunku dziecka — wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody przez Rodzica/Opiekuna.

5. Podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w zależności od celu i rodzaju danych, w szczególności na podstawie:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy;
  2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
  3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności w celu kontaktu w sprawach organizacyjnych, zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO — na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody, jeżeli dana czynność przetwarzania wymaga zgody.

W przypadku danych szczególnych kategorii, w szczególności danych dotyczących zdrowia, rozwoju lub funkcjonowania dziecka, dane są przetwarzane na odpowiedniej podstawie prawnej przewidzianej w przepisach RODO, w zależności od charakteru świadczonej usługi i zakresu przekazanych informacji.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy oraz uczestnictwa dziecka w zajęciach jest konieczne.

Brak podania danych niezbędnych do realizacji określonej usługi może uniemożliwić zapisanie dziecka na zajęcia, zawarcie umowy lub prawidłową realizację usługi.

Podanie danych przetwarzanych na podstawie zgody jest dobrowolne.

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom i osobom, którym ich udostępnienie jest niezbędne do realizacji usług lub obowiązków Administratora, w szczególności:

  • dostawcy Systemu Luppo — w zakresie niezbędnym do prowadzenia zapisów, harmonogramów, obsługi nieobecności i odrabiania zajęć, komunikacji, dokumentów organizacyjnych oraz innych funkcjonalności wykorzystywanych przez SensoPort;
  • dostawcy systemu Faktura XL — w zakresie niezbędnym do wystawiania i obsługi dokumentów księgowych oraz rozliczeń;
  • terapeutom i innym osobom współpracującym z SensoPortem, w tym na podstawie umów B2B lub umów zlecenia — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zajęć lub usług;
  • podmiotom świadczącym usługi księgowe;
  • podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe i techniczne;
  • podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione lub podmioty, którym dane zostały powierzone albo udostępnione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8. System Luppo

SensoPort korzysta z Systemu Luppo w celu organizacji i obsługi uczestnictwa dzieci w zajęciach.

System może być wykorzystywany w szczególności do:

  • prowadzenia zapisów na zajęcia, konsultacje i diagnozy,
  • prowadzenia harmonogramów zajęć,
  • zgłaszania nieobecności i obsługi odrabiania zajęć,
  • komunikacji z Rodzicami/Opiekunami,
  • obsługi dokumentów organizacyjnych, w tym umów,
  • przekazywania informacji oraz — w razie potrzeby — dokumentów związanych z realizacją usług.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez dostawcę Systemu Luppo określają dokumenty i zasady obowiązujące u dostawcy tego systemu.

9. Dokumentacja diagnoz i konsultacji

W związku z realizacją diagnoz, konsultacji i terapii SensoPort może prowadzić dokumentację zawierającą dane i informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia usługi.

Wyniki diagnoz i inne dokumenty związane z realizacją usług są co do zasady przekazywane Rodzicowi/Opiekunowi podczas spotkania podsumowującego lub w inny uzgodniony sposób.

W uzasadnionych przypadkach informacje lub dokumenty mogą zostać przekazane również za pośrednictwem Systemu Luppo, w szczególności w formie wiadomości z załącznikiem.

10. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

W szczególności:

  1. dane związane z realizacją umowy — przez okres jej obowiązywania, a następnie przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
  2. dokumenty i dane związane z rozliczeniami, fakturami oraz obowiązkami księgowymi i podatkowymi — przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa;
  3. dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
  4. dane dotyczące korespondencji i zapytań — przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a w uzasadnionych przypadkach również przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
  5. dokumentację dotyczącą diagnoz, konsultacji i terapii — przez okres niezbędny do realizacji usług, zachowania ciągłości dokumentacji oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, o ile przepisy prawa nie wymagają ich dalszego przechowywania.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują — w przypadkach określonych przepisami prawa — prawa do:

  • dostępu do danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Wizerunek dziecka

Wizerunek dziecka może być utrwalany i wykorzystywany wyłącznie na podstawie odrębnej zgody Rodzica/Opiekuna, w zakresie określonym w treści tej zgody.

Wyrażenie zgody na utrwalanie i wykorzystanie wizerunku dziecka jest dobrowolne i nie stanowi warunku uczestnictwa w zajęciach.

Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie poprzez kontakt z Administratorem.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dokonanego przed jej wycofaniem. Po wycofaniu zgody SensoPort nie będzie wykorzystywać wizerunku dziecka w nowych publikacjach, przy czym usunięcie materiałów już opublikowanych może być ograniczone w zakresie, w jakim nie jest możliwe lub wiązałoby się z niewspółmiernymi trudnościami.

13. Strona internetowa i Google Maps

Strona internetowa SensoPortu może korzystać z plików cookies i podobnych technologii niezbędnych do jej prawidłowego działania.

Na stronie może być również osadzona usługa Google Maps, umożliwiająca wyświetlenie lokalizacji SensoPortu. Korzystanie z osadzonej mapy może wiązać się z przetwarzaniem danych przez Google, w tym z wykorzystaniem plików cookies lub innych podobnych technologii, zgodnie z zasadami obowiązującymi u tego dostawcy.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki lub narzędzia do zarządzania zgodami dostępnego na stronie, jeżeli jest stosowane.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty, którym dane zostały powierzone lub udostępnione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Osoby współpracujące z SensoPortem są zobowiązane do zachowania poufności danych, do których uzyskują dostęp w związku z realizacją powierzonych im obowiązków.

15. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian w sposobie przetwarzania danych, funkcjonowaniu usług SensoPortu, wykorzystywanych systemach lub obowiązujących przepisach prawa.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej SensoPortu.

Data ostatniej aktualizacji: 25.08.2026 r.